Тайм-менеджмент для бухгалтера

Тайм-менеджмент – это техника управления временем и повышение эффективности его использования.

Сейчас отчетный период и каждая минута на счету.

Даже чай и кофе мы пьем в процессе заполнения очередной декларации, пока не зальем какой-нибудь документ.

Вот здесь фокус внимания сразу смещается, рабочий стол протирается, немного разбирается и ура - у нас небольшой перерыв, потому что за эти быстрые 5 минут успели хоть немного отвлечься от работы.

Так вот, тайм-менеджмент для вас, если:

- вы часто задерживаетесь на работе,

- «ничего» не успеваете,

- постоянно что-то делаете и не замечаете, как наступает вечер,

- утром просыпаетесь уже уставшей,

- вечером мечтаете побыть в тишине и посмотреть любимый фильм,

- на домашние дела совсем не остается времени,

- мало времени проводите с семьей,

- часто в состоянии стресса, переживаний, беспокойства.

Если в чем-то себя узнали, читайте дальше.

Давайте разберемся, что можно сделать быстро, чтобы уже завтра стало лучше.

Конечно, составить план своей работы. План составляем даже, если:

- вы никогда не планировали и считаете, что это не нужно, все сроки сдачи отчетности и так известны;

- если вы одна в бухгалтерии;

- если у вас уже есть план, но он не работает.

Расскажу быстрый и простой алгоритм для составления рабочего плана:

 

1) Открывайте календарь бухгалтера в правовой системе и выписывайте все виды отчетов со сроками, которые сдает ваша компания (налоговая отчетность, отчетность в фонды, в статистику и пр.).

Например,

Налоговая декларация по НДС за 1 кв. 2019 г., срок сдачи 25.04.2019

2) Для подготовки каждого отчета есть промежуточные действия = промежуточные задачи. За каждую задачу кто-то отвечает. Если вы одна ведете весь учет и составляете отчетность, то вы ответственная за каждую задачу. Если у вас есть сотрудники в отделе, то задачи делятся поровну или по способностям. А на самом деле по должностной инструкции. На этом шаге добавляйте все промежуточные задачи и пишите ФИО ответственного сотрудника.

Например,

Налоговая декларация по НДС за 1 кв. 2019 г., срок сдачи 25.04.2019

Маша С. - Проверить отражение всей выручки на счетах 62, 90

Маша С. - Проверить учет материалов, товаров, счета 10, 41, 19

Маша С. - Проверить проведение закрывающих документов в 1С по всем проектам за 1 квартал 2019

Маша С. - Проверить авансы по НДС счет 76

Маша С. - Проверить счет 68.2

Маша С. - Сформировать и проверить книги покупок и продаж за 1квартал

Маша С. - Готовность декларации по НДС за 1 квартал к проверке

Оля Н. - Проверить и подготовить к отправке декларацию по НДС за 1 квартал

Оля Н. - Отправить декларацию по НДС за 1 квартал

3 последние задачи вроде про одно и тоже, а на самом деле про разное.

Поясню:

- «Готовность декларации по НДС за первый квартал к проверке» - когда бухгалтер (не вы) нажал в 1С кнопку «сформировать отчет» и проверил, что получилось. И после проверки готов передать на проверку вам, как Главному бухгалтеру или как бухгалтеру, который отвечает за правильность этого отчета и отправку в налоговую.

- «Проверить и подготовить к отправке декларацию по НДС за первый квартал» - здесь ваше время на то, чтобы проверить сформированную сотрудником декларацию, книги покупок и продаж, сверить со счетами-фактурами, убедиться, что все сделано правильно. Если в предыдущем пункте исполнитель тоже вы, то эти две задачи можно объединить в одну.

- «Отправить декларацию по НДС за первый квартал» - эта задача про то, что после того как мы все проверили, обрадовались, что отчет готов, мы делаем паузу. В идеале на сутки. Если время поджимает, то на ночь. И через день снова открываем декларацию, проверяем ключевые моменты, и с огромным счастьем в сердце отправляем в налоговую и трепетно ждем всех подтверждений о получении отчета. Устраиваем себе маленький праздник – разрешаем выпить кофе без пристального внимания к монитору и документам, а смело смотрим в окно, например, или на дружественного вам коллегу не из бухгалтерии.

3) Продолжаем планировать

На этом шаге проставляем срок по каждой задаче. Очень удобно это делать в шаблоне (прикреплен к статье). Если не хочется в шаблоне и привычнее в блокноте, пишем в блокноте. Когда проставляете сроки, начинайте с финальной задачи и постепенно двигайтесь к самой первой.

Например,

Налоговая декларация по НДС за 1 кв. 2019 г., срок сдачи 25.04.2019

Оля Н. - Отправить декларацию по НДС за 1 квартал - 22.04.2019

Оля Н. - Проверить и подготовить к отправке декларацию по НДС за первый квартал – 19.04.2019

Маша С. - Готовность декларации по НДС за 1 квартал к проверке - 17.04.2019

Маша С. - Сформировать и проверить книги покупок и продаж за 1 квартал - 17.04.2019

Маша С. - Проверить счет 68.2 – 16.04.2019

Маша С. - Проверить авансы по НДС счет 76 - 16.04.2019

Маша С. - Проверить проведение закрывающих документов в 1С по всем проектам за 1 квартал 2019 – 12.04.2019-15.04.2019

Маша С. - Проверить учет материалов, товаров, счета 10, 41, 19 - 11.04.2019-12.04.2019

Маша С. - Проверить отражение всей выручки на счетах 62, 90 - 10.04.2019-11.04.2019

По срокам всегда делаем запас на 5 дней, если в начале не получается делать на столько заранее, то минимум 1-2 дня.

   

4) Когда добавили в план все отчеты и все действия, план готов. Чтобы план был рабочим инструментом и не потерялся на просторах вашего стола, его важно разместить в удобном для всех месте. Можно выгрузить в google документы или повесить на стену.

5) На этом шаге план активно используем. Утро начинается с того, что вы и ваши коллеги заглядываете в план и выписываете себе задачи, которые отмечены на сегодняшний день. И эти задачи в приоритете. Конечно, в течение дня будут поступать новые вопросы от директора, менеджеров, поставщиков, клиентов, банка, налоговой и прочих претендентов на наше внимание. Но вам важно в первую очередь сделать то, что по плану. Это будет давать вам столь ценное для профессии бухгалтера спокойствие и уверенность в том, что вы все успеваете и все делаете правильно.

6) Для маленьких новых задач выбираем в течение дня время, например, 2 часа. И в эти 2 часа делаем все по порядку.

По срочным и горящим задачам нужно согласовать сроки с тем, от кого эта задача поступила. В большинстве случаем можно договориться и сделать эту задачу в комфортном для вас режиме.

Такой вариант рабочего планирования упорядочивает вашу работу и работу ваших коллег. План также является хорошим аргументом для вашего руководителя, чтобы не делать все и сразу или все вчера, потому что можно наглядно показать какие задачи у вас сегодня. И переспросить точно ли новая задача важнее, чем задача сдать отчетность вовремя. И вы удивитесь, но у вас появится новая и такая долгожданная возможность уходить домой вовремя. Потому что когда появляется порядок, вы становитесь спокойнее и успеваете делать больше за тоже время.

Автор: Морозова Ирина - психолог для бухгалтера, финансовый директор, главный бухгалтер.