Обучение за счёт компании: что проверить работодателю перед оплатой

Сотрудник проходит обучение за счёт компании. Учебный центр выставил счёт, организация оплачивает услуги. При этом для применения льготы по НДФЛ нужно подтвердить право учебного центра на образовательную деятельность.

Компания может не удерживать НДФЛ со стоимости обучения сотрудника, если выполнены условия для применения льготы. Одно из которых – наличие у образовательной организации соответствующей лицензии. Если её нет, то оплату обучения могут признать доходом сотрудника в натуральной форме, а, значит, организация должна исчислить, удержать и перечислить НДФЛ со стоимости обучения - п. 21 ст. 217 НК РФ.

Ещё до оплаты организации стоит проверить документы учебного центра. Подтвердить его статус поможет копия действующей лицензии, а некоторые учебные центры размещают такие документы на сайте или в личном кабинете учащегося.

Отсутствие ФИО сотрудника в счёте-договоре само по себе не приводит к начислению НДФЛ, но нужно, чтобы из других документов было понятно, кто именно проходил обучение (например, приказ о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, сертификат и другие документы).

Для налогового учёта важно не только оплатить обучение, но и подтвердить документами, что оно связано с работой сотрудника и деятельностью организации.

Оплата обучения сотрудника - рядовая хозяйственная операция, со своими налоговыми последствиями. Какими они будут - зависит от пакета документов, статуса контрагента и правильного оформления. И уже на данном этапе можно говорить о налоговом планировании. Мы предлагаем изучить эту тему подробнее вместе со Смирновой Татьяной Степановной - начальником отдела документальных проверок и ревизий управления по налоговым преступлениям УНП МВД РФ в видеосеминаре "Налоговое планирование-2027".