Справка из банка вместо чека: когда её достаточно для расходов

Оплатить услугу с корпоративной или личной карты сотрудника - не значит подтвердить расходы.

Например, сотрудник разместил объявление на сайте «Дром», а к авансовому отчёту приложил только справку банка о платеже. В ней есть информация об операции, но достаточно ли этого для налогового учёта?

Нет. Банковская справка только подтверждает перевод денег и кому он был направлен.

Для признания расходов нужны два вида документов:

- утверждённый авансовый отчёт;

- документы, подтверждающие саму хозяйственную операцию. Они должны быть оформлены по требованиям законодательства РФ, содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухучёте, и позволять определить, какие именно расходы понесла организация.

При этом банковская справка не всегда бесполезна. Если в ней указаны назначение платежа и получатель денежных средств, её можно использовать для подтверждения оплаты услуг сотрудником вместо чека - п. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 №266-П.

Однако, закрыть вопрос с расходами только справкой банка не получится - потребуется приложить документ от продавца, который подтверждает оказание услуги. Именно этот комплект документов поможет обосновать расходы при налоговом учёте - Письма Минфина от 20.11.2024 № 03-03-06/1/115005, от 21.05.2021 № 03-03-07/38967, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3300.

Сотрудник оплатил услугу, банк подтвердил перевод, организация получила результат, но налоговый учёт живёт по своим правилам: важно не только что произошло, но и чем это подтверждено.

В видеосеминаре «Налоговые риски» рассказываем, где в обычных хозяйственных операциях скрываются слабые места и какими документами можно защитить бизнес.