Как списать испорченный телефон, который не стал ОС

Компания приобрела мобильный телефон для управленческих задач стоимостью более 100 000 рублей. Его приняли на склад, НДС заявили к вычету, но до учёта в составе основных средств дело еще не дошло. А потом телефон случайно повредили так, что использовать его теперь нельзя, отремонтировать невозможно и вернуть поставщику его не получится. Кажется, что дальше остается только списать стоимость, но в налоговом учете у таких ситуаций есть несколько уровней проверки: что произошло с объектом, какие документы это подтверждают и можно ли считать затраты расходами.

При покупке телефона компания фактически формировала стоимость будущего объекта основных средств на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». По правилам п. 18 ФСБУ 26/2020 объект принимается к учету как основное средство после завершения капитальных вложений.

Для этого должны выполняться два условия:
- все затраты на приобретение объекта понесены, а их сумма определена,
- объект находится в состоянии и месте, позволяющих использовать его по назначению.

В описываемой ситуации телефон поврежден и больше не может использоваться в деятельности компании - поставить его на учёт как основное средство нельзя. Однако, повреждение имущества - не основание просто убрать объект из учёта. Потому что сначала нужно зафиксировать, что произошло. По правилам ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 5, 9, подп. «д» п. 15 ФСБУ 28/2023 необходимо оформить результаты проверки состояния имущества.
Если речь идет об одном телефоне, проводить полную инвентаризацию не требуется.

Нужно создать комиссию, которая:
- осмотрит поврежденный объект,
- установит причину поломки,
- определит размер ущерба,
- подтвердит невозможность ремонта,
- установит наличие или отсутствие виновного лица.

Результат работы комиссии оформляется заключением или актом в произвольной форме. Если виновник установлен, к документам прикладывается его объяснительная записка. Если установить виновное лицо невозможно, это также отражается в документах. После этого руководитель принимает решение о списании имущества и издает соответствующий приказ, на основании которого оформляется акт о списании. Для отражения выбытия поврежденного имущества используется счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».





Дальнейший порядок зависит от ситуации:
- если виновное лицо установлено, стоимость имущества может быть отнесена на него,
- если виновника нет или компания не планирует взыскивать ущерб, потери относятся на прочие расходы - подп. «б» п. 12 ФСБУ 28/2023; статьи 238, 243, 246 ТК РФ, ст. 15, п. 1 ст. 1064 ГК РФ.

Если виновник - физическое лицо, а организация решила не требовать возмещения ущерба, то налоговые органы могут рассмотреть это как прощение долга и в таком случае могут возникнуть вопросы по НДФЛ и страховым взносам, если виноват работник - Письма Минфина от 18.10.2019 №03-15-06/80212, ФНС от 17.08.2022 №СД-4-3/10775@.

Стоимость испорченного телефона, который так и не стал основным средством, учесть в расходах при расчёте налога на прибыль, скорее всего, не получится - ведь расходы должны быть обоснованы и направлены на получение дохода - ст. 252 НК РФ. Минфин также указывал, что стоимость незавершенных капитальных вложений при их ликвидации не учитывается при расчете налоговой базы - Письмо Минфина от 08.10.2024 № 03-03-05/97344.

Компания не сможет использовать списанный телефон в облагаемых НДС операциях - перестает выполняться условие для сохранения вычета по п. 2 ст. 171 НК РФ. Если компания не готова отстаивать свою позицию в споре с налоговой, ранее принятый к вычету НДС следует восстановить - Письмо Минфина от 07.02.2008 № 03-03-06/1/86.

Налоговые риски есть даже при обычных хозяйственных решениях - когда компания покупает имущество, выбирает способ учёта и не оценивает последствия заранее. На семинаре «Налоговое планирование» разберем, как работать безопасно: где проходят границы между оптимизацией и необоснованной налоговой выгодой, какие документы нужны для защиты расходов, как ФНС анализирует операции и почему обычные ошибки в учете становятся причиной налоговых претензий. Отдельные блоки семинара посвятим НДС, налогу на прибыль, договорной работе и практическим ситуациям, в которых налоговая безопасность зависит от решений, принятых задолго до проверки. 

Подготовлено по материалам журнала "Главная книга".