Проезд «домой и обратно»: когда компенсация директору уменьшает налог на прибыль

По пятницам он уезжал в другой город так же спокойно, как приходил в офис по утрам в понедельник. Билеты оформляли не торопясь. В понедельник он опять появлялся на работе, и эта регулярность не вызывала вопросов внутри компании. В трудовом договоре было прописано: работнику компенсируется проезд от места работы до места проживания, а также от места работы до места регистрации по месту жительства и обратно.

Человек совмещает работу и жизнь в разных городах - компания это поддерживает.

А в налоговом учёте подобной простоты не было.

Согласно п. 26 ст. 270 НК РФ, расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно любым видом транспорта, в общем случае, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, даже если такие поездки регулярны и фактически встроены в рабочий процесс. Но есть важное исключение: компенсацию всё же можно учесть в расходах, если она предусмотрена трудовым или коллективным договором.

По позиции Минфина, закреплённой в Письмах от 09.12.2024 №03-03-06/1/123852, от 19.01.2021 №03-03-06/1/2239, от 23.01.2020 №03-03-06/1/3758, важно не только наличие условия в договоре, но нужно, чтобы компенсация проезда была частью системы оплаты труда, а не отдельной социальной выплатой.

Если это условие соблюдается, расходы могут быть учтены в составе оплаты труда - ч. 1 ст.255, п. 4 ст. 272 НК РФ, а вот если нет, то они приобретают социальный характер, и их учёт в расходах становится спорным, даже при наличии прямого указания в договоре - п. 29 ст. 270 НК РФ, а также Письмо Минфина от 30.04.2019 №03-04-06/32414.

Сумма компенсации проезда облагается НДФЛ и страховыми взносами - п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, пп. 1, 2 ст. 20.1 Закона от 27.07.1998 № 125-ФЗ, а также Письма Минфина от 02.12.2024 №03-04-05/120763, от 19.01.2021 №03-03-06/1/22394 и СФР от 14.05.2025 №19-20/24886.

В видеосеминаре по подготовке к сдаче полугодовой отчётности теме налога на прибыль посвящен отдельный большой блок. Обязательно посмотрите его, чтобы не рисковать!