Директор оплатил личные покупки бизнес-картой: что отвечать налоговой?

Директор оплатил товары, купленные для компании, со своей личной карты. Документы предоставил. Позже оплатил корпоративной картой личные покупки - чтобы компенсировать свои расходы. Как объяснить налоговой списание с бизнес-карты?

Средства, списанные с корпоративной карты, считаются выданными под отчет держателю карты. Использовать их можно только на расходы компании.

Личные покупки директора — даже если это «возврат» ранее потраченных денег — не относятся к расходам организации.

Что нужно сделать в данной ситуации?

1. Вернуть деньги компании. Директор должен перевести сумму личных покупок со своей карты на корпоративную или внести деньги в кассу.

2. Отразить задолженность. Долг директора по возврату денег нужно отразить на счёте 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

3. Зафиксировать документально операцию по трате и по возврату денег, чтобы у налоговой не было вопросов по списанию денег с расчётного счёта, но авансовый отчёт составлять не надо - на личные расходы он не нужен. Для этого потребуется оформить служебную записку, в которой следует указать, что личные покупки были оплачены корпоративной картой ошибочно, а деньги директор вернул.

Как было бы правильно компенсировать директору его расходы на нужды компании: оформить компенсацию на основании распоряжения директора, с перечнем расходов и с приложением первичных документов.