Как сократить ошибки в подотчёте

Инструкция для подотчётников помогает снизить количество ошибок в бухгалтерии. Закон не обязывает работодателя составлять такой документ, поэтому и требований к нему нет. Но на практике инструкция экономит время бухгалтеру и снимает часть спорных ситуаций с сотрудниками.

В инструкции стоит закрепить порядок выдачи денег под отчёт: на какой срок их выдают и каким способом — наличными из кассы или переводом на карту работника. Здесь же можно прописать, нужно ли заявление и кто согласовывает выдачу денег. Отдельно зафиксируйте сроки сдачи авансового отчёта и форму, по которой его нужно оформлять. Если сроки нигде не указаны, сотрудники начинают сдавать документы неделями позже, а бухгалтерия не может вовремя закрыть расходы.

Также пропишите порядок проверки и утверждения авансового отчёта: кто проверяет документы, кто утверждает расходы и в какой срок проводится окончательный расчёт с работником.

Ещё один важный раздел - требования к подтверждающим документам. На практике сотрудники часто не понимают, какие чеки и документы нужно брать при покупке товаров или оплате услуг. Поэтому лучше сразу закрепить перечень документов для типовых ситуаций. Например, для командировок, покупки канцтоваров или оплаты проживания.

К инструкции лучше приложить формы документов: заявление на получение подотчёта, заявление на возмещение перерасхода и образец авансового отчёта.

При составлении инструкции ориентируйтесь не только на общие правила, но и на ошибки, которые регулярно возникают у вас в компании. Если сотрудники постоянно приносят чеки без обязательных реквизитов или забывают закрывать подотчёт вовремя — пропишите эти моменты отдельно.

После подготовки инструкцию нужно утвердить приказом руководителя и ознакомить с ней работников — ст. 8 ТК РФ. Например, выдать документ под подпись.