Командировка: учёт расходов на упаковку багажа

Командированный работник заплатил в аэропорту за перевес багажа и его упаковку стретч-плёнкой. Работодатель возместил затраты. Можно ли это возмещение учесть в «прибыльных» расходах? Будет ли здесь НДФЛ и взносы?

Перечень командировочных расходов, учитываемых в целях налога на прибыль, является открытым – подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Стало быть, дополнительные расходы, которые возникли во время перелёта – а это в том числе и «багажные» траты работника – можно учесть в составе прочих расходов, если они экономически обоснованы и подтверждены документально (есть чеки, квитанции и т.д.) – ст. 252 НК РФ; Письма Минфина от 20.03.2024 №03-03-06/1/25042, от 29.06.2020 №03-03-06/1/55801. Ниже - пошаговый алгоритм действий для работодателя.

1. Прописать компенсацию «багажных» трат командированным работникам в коллективном договоре или локальном нормативно акте.

2. Обосновать траты.

Перевес багажа может быть связан с тем, что сотрудник ехал в командировку в местность, с прохладным климатом и взял с собой тёплые вещи или же вез с собой оборудование, которое планировал использовать для работы. Упаковку багажа можно обосновать заботой работника о сохранности имущества работодателя.

3. Подтверждающие документы.

Причины трат лучше зафиксировать в служебной записке.

НДФЛ и страховые взносы не возникнут, если работник потратил деньги в интересах работодателя. Возмещение трат работника в командировке – это компенсационная выплата, которая связана с выполнением работником его трудовых обязанностей – п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ – Письмо Минфина от 13.01.2020 № 03-03-06/1/399.