Нужно ли возмещать командированному сотруднику расходы на оплату проезда по платной дороге?

По общему правилу, работодатель обязан возмещать работнику стоимость проезда. Состав таких расходов устанавливается Положением о командировках (пп.11, 12 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 №749, п. 10 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 №501). В него включены:

- оплата проезда общественным транспортом к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населённого пункта;
- оплата услуг по оформлению проездных документов;
- оплата постельных принадлежностей в поезде.

На практике в этот список входят все обязательные траты, связанные с проездом, а не только перечисленные в списке. Если работник был направлен в командировку на автомобиле, то очевидно, что он потратит деньги на топливо. И затраты на ГСМ обязательно нужно компенсировать работнику, если он сам их оплачивал.

Возмещать же стоимость проезда по платным дорогам обязательно, только, если не было альтернативных путей до пункта назначения или по согласованию с работодателем. В остальных случаях это остается на усмотрение работодателя.


Как избежать спорных ситуаций и учесть расходы на проезд в полной сумме в налоговых расходах в составе командировочных (подп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ):

- прописать порядок и случаи возмещения затрат работника на оплату проезда по платным дорогам в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в положении о командировках – ч. 4 ст. 168 ТК РФ);

- документально подтвердить суммы оплаты проезда (приложить распечатки кассовых чеков с QR-кодом из приложения «Автодор-платные дороги» (чеки-онлайн с QR-кодом) и т.д.);

- экономически обосновать целесообразность расходов. Например, составить служебную записку и указать в ней, что компания сэкономила на ГСМ, потому что расстояние и время в пути от исходной точки до места командировке по платной дороге меньше, чем по бесплатной.

Подготовлено по материалам журнала "Главная книга".