Можно ли учесть расходы сотрудника на камеру хранения в целях налога на прибыль?

Компания направила сотрудника в командировку. Тот воспользовался услугами камеры хранения, а работодатель эти затраты возместил. Можно ли учесть это возмещение в «прибыльных» расходах?

В ст. 168 ТК РФ указано, что в случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель должен возмещать работнику, в том числе иные расходы, на которые работодатель дал разрешение или о которых был уведомлен. В законодательстве перечня таких расходов в настоящий момент нет. То есть работодатель сам решает, какие расходы он понимает под «иными», закрепив их, например, в положении о служебных командировках. Ими вполне могут быть траты на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.

Однако, то, что траты на оплату камеры хранения работодатель относит к иным расходам не означает, что их можно учесть в налоговых расходах. При этом и прямого запрета на это в НК РФ нет, а перечень командировочных расходов, которые можно учесть для целей налогообложения прибыли, отрытый – подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Какие действия стоит предпринять работодателю, который хотел бы учесть оплату камеры хранения командированным работником в «прибыльных» расходах:

1. Предусмотреть в ЛНА возможность возмещения таких расходов командированным сотрудникам.

2. Убедиться, что расходы на оплату услуг камеры хранения обоснованы и подтверждены документально – ст. 252 НК РФ; Письма Минфина от 20.03.2024 № 03-03-06/1/25042, от 29.06.2020 № 03-03-06/1/55801.

3. Зафиксировать в служебной записке причины, по которой сотрудник воспользовался камерой хранения. Например, работник сдал туда какое-то имущество работодателя с целью обеспечить его сохранность.

Подготовлено по материалам Журнала "Главная книга".

Учёт расходов, связанных с командировками – один из часто встречающихся случаев в работе бухгалтера даже совсем небольшой компании. Задайте свой на форуме!