Компенсация поездок на личном автомобиле директору

Может ли директор компании получить денежную компенсацию поездок по служебным делам на своем личном автомобиле?

Работник, который использует личный автомобиль в интересах работодателя и с его согласия, имеет право на компенсацию за износ автомобиля и возмещение расходов, которые возникают в процессе эксплуатации – ст. 188 ТК РФ.

Для получения компенсации придется подготовить несколько документов:

- соглашение об использовании личного транспорта работника в служебных целях с прописанном в нем порядком расчета компенсации. Внимание: слишком крупная сумма может быть расценена как скрытая зарплата. В таком случае налоговики доначислят НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени. Сумма компенсации должна быть обоснованной; 

- если сумма компенсации не зафиксирована, то потребуется бухгалтерская справка-расчет;

- должностная инструкция, которая предусматривает среди прочих обязанностей, постоянные поездки директора; 

- копии документов, подтверждающие право собственности директора на автомобиль (например, копия свидетельства о регистрации ТС);

- документы, доказывающие, что автомобиль использовался в служебных целях – отчеты, путевые листы; 

- документы, подтверждающие расходы директора на горючее, парковку, мойку, ремонт – ежемесячные отчеты о пробеге, об использованном топливе, чеки, накладные, квитанции, акты ремонтных работ. 

Сумма денежной компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). Но в налоговых расходах все эти траты на автомобиль разрешается учитывать только в пределах лимитов (подп. 11 п. 1 ст. 246 НК РФ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

- 1 200 руб. в месяц – за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше;

- 1 500 руб. – с двигателем больше 2 000 куб. см.

Компенсация списывается только за дни, когда автомобиль действительно использовался.

Два этих фактора – соблюдение лимитов при списании в налоговые расходы и корректно оформленные документы – практически гарантируют отсутствие вопросов у налоговиков при выплате компенсации работнику поездок на его личном автомобиле.

Подготовлено по материалам Журнала "Главная книга".

Хотите задать ваш вопрос эксперту? Спросите на форуме