5 правил деловой переписки
По данным портала “Работа.ру” в 2020 году на удаленную работу перешел каждый пятый сотрудник Москвы и Санкт-Петербурга (среди них немало бухгалтеров, специалистов по кадрам, юристов), 16% российский компаний планируют отказаться от офиса. В условиях удаленности людей друг от друга ценность грамотной деловой переписки возрастает. Чтобы сообщения по электронной почте приносили максимум пользы для работы, экономили время, давайте рассмотрим 5 главных правил деловой переписки.
1. Структура: тема, обращение, суть проблемы, подписьИз заголовка некоторым читателям уже понятно, что грамотно составленное письмо должно содержать все эти составляющие. Тему письма лучше формулировать, прописывая в ней основную цель или содержание письма: отразите суть, не превышайте объем в 50 символов. Сравните одни и те же темы, оформленные неудачно и как мы их трансформируем:
Запомните, отсутствие темы – это самое страшное, что может случиться. Тема нужна для того, чтобы письмо сразу настраивало адресата на содержание. К тому же, письмо будет легко найти в почте по теме, если к нему придется вернуться снова через какое-то время. Любое письмо нужно начинать с обращения. Здесь не принципиально, по имени или имени-отчеству. Зависит от получателя и от ваших взаимоотношений. «Уважаемая Инна Владимировна!», «Александр, добрый день», «Ксения Анатольевна, здравствуйте». Тело письма должно быть структурировано, с корректными формулировками. Перед отправлением важно проверить пунктуационные, речевые и орфографические ошибки. Подпись нужна для вашей идентификации. Получателю приятнее получить письмо от конкретного человека, с долей личностного отношения, даже если это формальность. Проверьте, чтобы в подписи были необходимые данные для оперативной связи (телефон, e-mail, соц.сети и т.д.) С уважением, Руководитель отдела семинаров, Учебного Центра «М-СТАЙЛ» Полина Мозгова Тел. +7 (812) 244-95-95, доб.2915
2. Грамотность и удобство для чтенияПостарайтесь сделать информацию максимально простой для чтения. - разделите текст абзацами - соблюдайте правило: одно письмо = 1 экран прокрутки - главную мысль выносите в первый абзац - удалите канцеляризмы и штампы. О них в п.5 - используйте маркированные списки - не допускайте вычурного оформления (3-5 слов жирным шрифтом на все письмо)
Сравните 2 одинаковых письма.Кристина, доброго времени суток. Провели обсуждение с генеральным директором вашего предложения о покупке новых мониторов Acer. В настоящий момент мы наблюдаем понимание нашей корпорацией ряда проблем: уменьшение необходимых объемов продаж, в связи с этим сокращение ряда сотрудников. Нами было принято решение осуществлять свою деятельность по средствам старых мониторов. В связи с вышеизложенным благодарю вас за оказанное нам внимание и коммерческое предложение, но денежные средства на покупку нового оборудования выделяться не будут. Кристина, добрый день! Обсудили с генеральным директором покупку новых мониторов Acer. К сожалению, в корпорации сейчас трудности с финансами и мы вынуждены отказаться от приобретения оргтехники. Спасибо за предложение. Какое письмо читается проще и быстрее? Смысл при этом не меняется.
|
Виджет для яндекса
Подписка на новостные рассылки сайта
Контакты для прессы
(812) 244-95-95 +79111800278 - моб. отдела семинаров E-mail: Seminar@m-style.spb.ru |