Альтернативный способ учёта отработанного времени
Алия Абусева – экономист с 10-ти летним стажем, консультант по оптимизации управленческого учета, автор и преподаватель курса обучения MS Excel с нуля, предлагает свой способ учёта отработанного рабочего времени: "Ни для кого не секрет, что основная задача бухгалтера сбор и систематизация данных, а также периодическая сдача отчетности. Но, несмотря на это, многие работодатели и заказчики просят подготовить анализ данных, структурировав показатели, чтобы увидеть отклонения и принять своевременное решение. В такие моменты в помощь бухгалтеру приходят таблицы MS Excel (или финансист со знанием MS Excel), в которых можно реализовать любые расчеты, подготовить график и наглядно продемонстрировать плюсы и минусы анализируемых данных. Как правило, расчет нужно предоставить быстро, чтобы было понятно откуда взялись эти цифры и калькулятор с этим заданием не справится. Допустим, собственник бизнеса решил сократить расходы. Проведя анализ, было принято решение – увольнение сотрудников и заключение договоров с почасовой оплатой. Как же быть бухгалтеру в данном случае? Ведь объем работы на самом деле только прибавился, а именно: помимо расчетов заработной платы по табелю, появились новые исполнители с почасовой оплатой. И если с налоговыми рисками вопрос решается быстро, то с расчетом нужно постараться не запутаться, а главное вести прозрачный расчет – понятный для обеих сторон договора. Если у вас в наличии несколько договоров ГПХ, ваша задача создать и актуализировать файл с расчетом отработанного времени.
Инструкция:Создадим новую рабочую книгу эксель. В шапке рабочего листа укажем краткую информацию по исполнителю, а также необходимые данные для проведения расчетов. Как правило, услуги имеющий почасовой характер работы, удобно закрывать последним днем расчетного месяца (это условие необходимо также закрепить в договоре, в разделе порядок начислений и выплат), таким образом если исполнитель приступил к работе 15 февраля, расчет необходимо производить за период с 15 февраля по 28 февраля (29 февраля в високосный год). В примере укажем с 1 февраля.
Далее приступим к оформлению содержимого. Я рекомендую сразу завести файл на весь месяц и актуализировать его по мере необходимости. Очевидно, что максимальное количество дней в месяце – 31 день, поэтому количество расчетных строк под шапкой должно быть не менее 31. В ячейку B7 укажем начальную дату по договору, для этого просто ссылаемся на уже имеющуюся информацию:
В ячейку B8, укажем формулу =B7+1 и скопируем ее ниже, до ячейки B34, должна получиться последовательность дат, начиная со 2 февраля по 28.
Чтобы нам не искать календарь и смотреть каждый раз день недели в эксель есть функция, которая выводит день недели, но мы пойдем дальше и выведем день недели через симбиоз функций ТЕКСТ и ДЕНЬНЕД. Первая позволяет указать день недели прописью, а вторая выводит порядковый номер недели. Воспользуемся ими в ячейке A7 и скопируем ее ниже, до ячейки A34:
Прежде чем начать считать часы и минуты, необходимо понять, как вводить временные данные – для этого достаточно ввести в ячейку определенное время, используя для этого знак : (двоеточие). Выделим диапазон ячеек C7:F34 и в формате ячеек, во вкладке Число выберем формат Время, тип 13:30.
После этого в данный диапазон можно вносить время, соответствующее факту. В ячейку G7 внесем формулу, которая выводит количество часов за день: =D7-C7+F7-E7 и скопируем данную формулу вниз до ячейки G37.
Столбец нарастающий итог, равен значению предыдущему плюс значение текущее, H8=H7+G8, скопируем эту формулу ниже, до ячейки H37. Т.к. значение нарастающего итога рано или поздно превысит 24 часа, для корректного отображения времени необходимо выделить данные диапазона H7:H37 и применить к нему особый формат ячеек, а именно: «Формат ячеек…», во вкладке «Число» выбрать «(все форматы)», [ч]:мм и нажать Ок.
Далее нам нужно будет только умножить стоимость часа работы на отработанное время.
". Алия Абусева – блогер, экономист с 10-ти летним стажем, консультант по оптимизации управленческого учета, автор и преподаватель курса обучения MS Excel с нуля.
Внимание!
|
Виджет для яндекса
Подписка на новостные рассылки сайта
Контакты для прессы
(812) 244-95-95 +79111800278 - моб. отдела семинаров E-mail: Seminar@m-style.spb.ru |